Handmatig
Voor de switch
Overvolle inboxen met emailfacturen, handmatig controleren van elke factuur. Met 2 schermen open continu de inkoopfactuur te controleren met de data in het systeem.
Facturen automatisch verwerken en controleren met AI
Introductie
Met de groei van Container & Co groeit ook het aantal facturen dat dagelijks verwerkt moet worden. Handmatig gegevens overnemen, facturen koppelen aan orders en bedragen controleren kost tijd en vergroot de kans op fouten. Daarom breidden we het maatwerk CRM uit met AI die een groot deel van dit proces automatisch uitvoert.
KlantContainer & Co
Jaar2026
SectorLogistiek
ScopeAI proces automatisering
TijdlijnGaande
De uitdaging
Snelle groei en handmatige processen
Container & Co is een jonge en snelgroeiende expediteur uit Rotterdam, maar merkte dat haar processen achterbleven bij de snelle groei van de organisatie. Veel werd namelijk nog gedaan met Excel-bestanden. Hierdoor ontstond de behoefte aan een geavanceerd maatwerk softwaresysteem om meer grip te krijgen op de facturering en operationele processen.
De Oplossing
AI gedreven processen
Digital Impact ontwikkelde voor Container & Co een maatwerk software systeem geïntegreerd met Exact Online. Dit systeem biedt een totaaloverzicht van orders, klanten, leveranciers, facturen en wisselkoersen. Het automatiseert orders, offertes en communicatie, minimaliseert fouten en verhoogt efficiëntie. Hierdoor kan Container & Co wereldwijd efficiënt en foutloos opereren.
Factuuranalyse
Van ongestructureerde factuur naar bruikbare data
Facturen komen binnen via de centrale inbox. Het systeem haalt de e-mails en bijlagen automatisch op en laat AI de PDF uitlezen. Gegevens zoals ordernummer, containernummer, debiteur en bedragen worden herkend en omgezet naar gestructureerde data in het CRM.
80%
Efficiënter in facturatie
70%
Snellere operatie
200
Meer dan 200 facturen per dag verwerkt
AI automated
Na de switch
AI crawlt de invoice mail, beoordeeld direct wat voor type factuur binnenkomt, AI matched de factuur vervolgens automatisch met een order in het systeem. Er is alleen een nacontrole nodig.
Automatisch gekoppeld aan de juiste order
Na het uitlezen zoekt het CRM zelf naar de bijbehorende gegevens. Pas wanneer de gegevens bij elkaar passen, gaat de factuur door naar de volgende controle.
01
Containernummer
Hoort het vermeldde containernummer bij de gemarkeerde container in de bestelling?
02
We stellen ze af
We voeden de agents met jullie toon, doelgroep en doelen. Binnen een week draaien ze hun eerste rondes.
03
Debiteur
Is de correcte debiteur gekoppeld aan de order, zoals deze is aangegeven in de factuur?
AI controleert tot op factuurregelniveau
Een correcte ordermatch betekent nog niet automatisch een correcte factuur. Daarom vergelijkt het systeem ook de afzonderlijke factuurregels met de bedragen die binnen de order worden verwacht. Afwijkingen worden automatisch gesignaleerd zodat een medewerker alleen hoeft in te grijpen wanneer dat nodig is.
Het resultaat
Alleen aandacht waar het echt nodig is
AI neemt het repetitieve werk over. Gegevens worden uitgelezen, gekoppeld en gecontroleerd voordat een medewerker de factuur hoeft te beoordelen.
Klopt alles? Dan kan de factuur direct verder in het proces. Is er een afwijking? Dan wordt precies aangegeven waar controle nodig is en dit wordt automatisch gekoppeld aan de juiste medewerker. Zo wordt factuurverwerking sneller, consistenter en minder foutgevoelig.
“Onze financiën zijn veel beter inzichtelijk en ook de verwerking van facturatie en van al onze financiële zaken loopt tot 70% sneller. En het leukste is, we ontwikkelen dit systeem nog actief door – we zijn nog niet klaar.”
Rutger de BosCEO • Container & Co
Wij hielpen Container & CO met
Het ontwikkelen van een maatwerk Transport Management Systeem
Wat is jouw uitdaging?
Let's Talk
Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking als je vragen hebt over AI proces automatisering. We denken graag met je mee!
Snelle reactie
Als je klaar bent om te creëren en samen te werken, horen we graag van je.
Duidelijk stappenplan
Na de consultatie zullen we je voorzien van een gedetailleerd plan en tijdlijn.
