Procesautomatisering om repetitief werk te versnellen
Een order uit een mailbox overtypen in je ERP. Facturen controleren en doorzetten. Gegevens uit twee systemen naast elkaar leggen. Rapportages iedere maand opnieuw samenstellen.
Los kost zo’n handeling misschien een paar minuten, maar opgeteld gaat er veel tijd in zitten. Bovendien groeit dat werk vaak gewoon mee wanneer je organisatie groeit. Wij automatiseren terugkerende processen door software, systemen en waar nodig AI in te zetten.
Hiermee hielpen wij
600+
Klanten geholpen
19
Jaar ervaring
9,8
Klanttevredenheid
Handmatig werk is een "silent killer"
Bij weinig volume valt handmatig werk nauwelijks op. Iemand verwerkt binnenkomende orders. Een collega controleert facturen. Een servicemedewerker verdeelt aanvragen. Iedere maand verzamelt iemand dezelfde cijfers voor een rapportage.
Pas wanneer het aantal klanten, orders of aanvragen toeneemt, wordt zichtbaar hoeveel capaciteit daarin verdwijnt. Medewerkers besteden steeds meer tijd aan het verplaatsen en controleren van informatie, terwijl uitzonderingen tussendoor aandacht blijven vragen.
Juist in die processen valt heel veel goed te automatiseren. We brengen eerst in kaart welke repetitieve stappen worden uitgevoerd, welke gegevens daarbij nodig zijn en waar mensen daadwerkelijk een beslissing moeten nemen. Sommige stappen kunnen met vaste regels worden opgelost. Andere vragen om AI omdat de input iedere keer anders is. Op basis van hoe het proces in elkaar steekt bepalen we met welke techniek we het kunnen automatiseren.
Welke processen kun je automatiseren?
Procesautomatisering werkt vooral goed bij taken die vaak terugkomen en volgens een herkenbare logica verlopen. Dat betekent niet dat iedere invoer exact hetzelfde hoeft te zijn. AI maakt het inmiddels mogelijk om ook processen te automatiseren waarin e-mails, documenten en formulieren een rol spelen.
Orders uit je mailbox
Binnenkomende bestellingen kunnen automatisch worden gelezen en herkend. Relevante gegevens worden opgehaald en gecontroleerd voordat een order in het ERP wordt aangemaakt. Klopt iets niet of ontbreekt er informatie? Dan gaat die bestelling naar een medewerker.
Facturen verwerken
Bedragen, referenties en andere gegevens kunnen uit een pdf of e-mail worden gehaald en worden vergeleken met informatie uit je administratie. Daardoor hoeft finance niet iedere factuur vanaf nul te verwerken en blijft menselijke aandacht beschikbaar voor afwijkingen.
Gegevens tussen systemen overnemen
Klant-, product-, voorraad- of orderinformatie staat vaak verspreid over meerdere applicaties. Door systemen te koppelen kunnen gegevens automatisch worden bijgewerkt zodra er ergens iets verandert. Daarmee voorkom je dubbel invoerwerk en verschillen tussen systemen.
Documenten uitlezen
Contracten, formulieren en andere documenten bevatten informatie die medewerkers nu vaak handmatig opzoeken en vastleggen. AI kan relevante gegevens herkennen en klaarzetten voor verdere verwerking. Welke gegevens daarna automatisch door mogen en welke eerst gecontroleerd worden, bepalen we per proces.
Serviceaanvragen routeren
Een binnenkomende aanvraag kan worden gelezen, ingedeeld en toegewezen aan de juiste collega of afdeling. Daarbij kan de automatisering rekening houden met bijvoorbeeld onderwerp, klant, urgentie of type verzoek.
Rapportages maken
Gegevens hoeven niet iedere week of maand opnieuw handmatig uit verschillende systemen verzameld te worden. We automatiseren de gegevensstroom en zorgen dat rapportages op vaste momenten met actuele informatie worden bijgewerkt.
AI maakt automatisering flexibeler
Traditionele automatisering werkt uitstekend zolang het proces voorspelbaar is: als A gebeurt, voer B uit. Maar in de praktijk lopen processen vaak niet zo netjes. Precies daar voegt AI extra vermogen toe. AI kan informatie interpreteren, verbanden herkennen en bepalen welke vervolgstap logisch is. Daarna neemt gewone software het weer over om gegevens vast te leggen, systemen bij te werken of een taak door te zetten. Zo combineer je de betrouwbaarheid van vaste automatisering met meer ruimte voor variatie.
Hoe we jouw proces automatiseren
01Discover
We beginnen op de plek waar het werk gebeurt. Samen met de mensen die het proces dagelijks uitvoeren brengen we de stappen, systemen, gegevens en uitzonderingen in kaart. Daarbij kijken we ook kritisch naar de reden achter iedere handeling. Soms blijkt dat je geen AI nodig hebt. Een betere koppeling of een eenvoudiger proces kan dan sneller en betrouwbaarder zijn.
Het juiste AI-model voor jouw automatisering
Niet ieder AI-model past even goed bij iedere organisatie. Daarom kiezen we per proces welk model het beste aansluit op je huidige IT-landschap, je beveiligingseisen en de kwaliteit die voor de taak nodig is. Dat kan bijvoorbeeld ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot zijn.
Die keuze maken we samen met jou. Zo zorgen we dat de AI-tool technisch past binnen je omgeving, informatie op de juiste manier wordt verwerkt en het gekozen model goed aansluit op het soort taken dat hij moet uitvoeren.
ChatGPT
Gemini
Claude
Microsoft Copilot
Veelgestelde vragen
Procesautomatisering betekent dat software terugkerende stappen binnen een werkproces zelfstandig uitvoert. Denk aan gegevens ophalen, informatie controleren, systemen bijwerken, documenten verwerken of een taak doorzetten naar de juiste medewerker.
Wat is jouw uitdaging?
Let's talk
Vertel ons welke processen nu onnodig veel handwerk, overdracht of foutgevoelige stappen bevatten.
Begin bij betrouwbare data
We kijken eerst welke stappen onnodig zijn, welke uitzonderingen bestaan en welke gegevens betrouwbaar beschikbaar zijn.
Slim automatiseren
Daarna kiezen we wat we automatiseren en waar tijd, fouten of wachttijd daadwerkelijk kunnen afnemen.