SaaS of maatwerk software? Of gewoon allebei!

Wat is SaaS?

Software as a Service (SaaS) is een model waarbij software via internet wordt geleverd en gehost door een serviceprovider. Gebruikers betalen een abonnementsprijs om toegang te krijgen tot de software, die wordt onderhouden en bijgewerkt door de leverancier. Dit model heeft de manier waarop bedrijven software gebruiken en beheren, radicaal veranderd. In feite betaal je dus met alle gebruikers een beetje mee aan de ontwikkeling en het beheer van het SaaS-product en de leverancier verdient hier geld mee. Dit maakt de aanschaf en beheerkosten vaak goedkoper, maar beperkt je in de maatwerk mogelijkheden die je hebt. Je moet als het ware mee in de ontwikkelstrategie van de SaaS-organisatie en die stuurt haar koers op de wens van alle gebruikers en niet alleen die van jou. 

Hoe SaaS-oplossingen bedrijfsproblemen kunnen oplossen

Stel je voor dat je bedrijf tegen een probleem aanloopt in de operatie. Denk hierbij aan het beheren van je leads en klanten, of het organiseren van een specifiek werkproces, zoals HR of communicatie. In dat geval kunnen SaaS-oplossingen, zoals bijvoorbeeld Hubspot, Microsoft Business Central of Mailchimp, een oplossing bieden. Deze tools hebben namelijk software ontwikkeld om specifieke uitdagingen binnen organisaties die alle organisaties met elkaar delen, te tackelen. Zo is Hubspot een CRM systeem, waarin je makkelijk je leads en klanten kunt beheren. En zo biedt Microsoft Business Central een ERP oplossing, waarmee je jouw financiële- en bedrijfsprocessen kunt regelen. Ieder SaaS-product richt zich net op een ander deel, een andere uitdaging of heeft net andere nuances. Maar over het algemeen is de essentie hetzelfde, namelijk: SaaS-leveranciers zijn er voor het grote deel van de markt dat dit probleem ervaart, maar in mindere mate voor jouw specifieke uitdagingen. Jij kunt er dus waarschijnlijk een groot deel van je processen mee opvangen, maar zult ook merken dat jouw business unieke processen kent die niet goed passen in de SaaS oplossing.

SaaS-producten zijn vaak makkelijk te integreren met jouw bestaande systemen. Dit komt doordat SaaS-leveranciers weten dat ze binnen het hele digitale ecosysteem van jouw bedrijf slechts een deeloplossing leveren dat geplaatst wordt in een keten van digitale activiteiten. Zo ook kan SaaS goed gekoppeld worden met maatwerk software. 

De voordelen van SaaS voor bedrijven:

SaaS biedt tal van voordelen voor bedrijven, zoals:

1. Lage (opstart)kosten: Geen noodzaak voor dure hardware en initiële investeringen. Daarnaast zijn door de abonnementsvorm de maandelijkse uitgaven erg goed te voorspellen. 
2. Snelle implementatie: SaaS kan al binnen enkele dagen of weken operationeel zijn.
3. Gemakkelijk schalen: Bedrijven kunnen hun gebruik eenvoudig aanpassen aan hun behoeften zonder grote investeringen te doen.
4. Altijd betrouwbaar en up-to-date: Leveranciers zorgen voor automatische (beveiliging)updates, uptime garanties en nieuwe functies. Vaak zonder extra kosten voor de gebruiker. Zo heb jij minder tijd en middelen nodig voor IT-beheer. 
5. Toegankelijkheid: Toegang vanaf elke locatie met een internetverbinding, ideaal voor werken op afstand.

Wanneer is Maatwerk Software dan de beste oplossing?

Soms voldoen huidige software oplossingen in de markt niet aan de specifieke vraag, eisen of processen van jouw bedrijf. Misschien zijn de workflows uniek of zijn er speciale functionaliteiten nodig die niet door bestaande software worden gedekt. Dit is waar maatwerk software in beeld komt. Maatwerk software kan goed ingezet worden als ‘schil’ om SaaS-producten of andere bestaande software, door beiden met elkaar te koppelen. In deze maatwerk omgeving kun je als organisatie dan de specifieke wensen aanvullen die nodig zijn om de software naadloos aan te laten sluiten op jouw bedrijfsprocessen of ambities. 

De voordelen van maatwerk software

Neem een grote organisatie met erg specifieke klantrelatiebeheer behoeften. Deze organisatie gaat op zoek in de markt naar een passende oplossing, maar kan geen standaard oplossing vinden die aan haar specifieke eisen voldoet. In dat geval is maatwerk software benodigd, die volledig afgestemd kan worden op de behoefte van het bedrijf. Je start dan wezenlijk een ander proces. Je koopt niet wat er is en stemt dit af, maar je gaat echt aan de slag om jouw unieke wensen functioneel te omschrijven en hier een passende oplossing omheen te bedenken. Er kan tijdens de verkenningsfase onderzocht worden of delen van de software architectuur kunnen bestaan uit SaaS-producten. De functionele wensen die dan overblijven kunnen in een maatwerk software applicatie ontwikkeld worden. Het ontwikkelen van maatwerk software heeft een aantal voordelen:

1. Ruimte voor specifieke functionaliteiten: Alle functionaliteiten kunnen specifiek afgestemd worden op de unieke behoeften en processen van het bedrijf. Er hoeven hier dus geen concessies gedaan te worden.
2. Een uniek karakter t.o.v. concurrentie: Maatwerk software biedt unieke toepassing en een gebruikerservaring die aansluit op de visie van je bedrijf, die je onderscheiden van concurrentie.
3. Volledig te integreren: Het is maatwerk, dus kan naadloos geïntegreerd worden met bestaande systemen en processen. Bij SaaS producten is dit niet altijd mogelijk. Bijvoorbeeld omdat een integratie met een derde systeem nog niet bestaat.
4. Gebruikerservaring: Een betere gebruikerservaring omdat de software geoptimaliseerd is voor een specifieke groep gebruikers, wat resulteert in hogere productiviteit en tevredenheid.
5. Eigenaarschap en schaalbaarheid: De software is ontworpen om mee te groeien met het bedrijf en om zeer flexibel te zijn in gebruik. Hier heb je volledige controle over. Er kan dus gemakkelijk mee bewogen worden met veranderende bedrijfsbehoeften.