SaaS of maatwerk software? Of gewoon allebei!

In deze blog bespreken we hoe bedrijven hun uitdagingen kunnen aanpakken met software oplossingen, zowel met bestaande SaaS-oplossingen als door het ontwikkelen van maatwerk software. We gaan dieper in op de voordelen van beide benaderingen en laten zien hoe integratie van SaaS-oplossingen met bestaande of maatwerk systemen kan bijdragen aan betere processen en een efficiënte vorm van investeren. Ons doel is om je te helpen om een weloverwogen beslissing te nemen over de beste software architectuur voor jouw organisatie.

Wat is SaaS?

Software as a Service (SaaS) is een model waarbij software via internet wordt geleverd en gehost door een serviceprovider. Gebruikers betalen een abonnementsprijs om toegang te krijgen tot de software, die wordt onderhouden en bijgewerkt door de leverancier. Dit model heeft de manier waarop bedrijven software gebruiken en beheren, radicaal veranderd. In feite betaal je dus met alle gebruikers een beetje mee aan de ontwikkeling en het beheer van het SaaS-product en de leverancier verdient hier geld mee. Dit maakt de aanschaf en beheerkosten vaak goedkoper, maar beperkt je in de maatwerk mogelijkheden die je hebt. Je moet als het ware mee in de ontwikkelstrategie van de SaaS-organisatie en die stuurt haar koers op de wens van alle gebruikers en niet alleen die van jou. 

Hoe SaaS-oplossingen bedrijfsproblemen kunnen oplossen

Stel je voor dat je bedrijf tegen een probleem aanloopt in de operatie. Denk hierbij aan het beheren van je leads en klanten, of het organiseren van een specifiek werkproces, zoals HR of communicatie. In dat geval kunnen SaaS-oplossingen, zoals bijvoorbeeld Hubspot, Microsoft Business Central of Mailchimp, een oplossing bieden. Deze tools hebben namelijk software ontwikkeld om specifieke uitdagingen binnen organisaties die alle organisaties met elkaar delen, te tackelen. Zo is Hubspot een CRM systeem, waarin je makkelijk je leads en klanten kunt beheren. En zo biedt Microsoft Business Central een ERP oplossing, waarmee je jouw financiële- en bedrijfsprocessen kunt regelen. Ieder SaaS-product richt zich net op een ander deel, een andere uitdaging of heeft net andere nuances. Maar over het algemeen is de essentie hetzelfde, namelijk: SaaS-leveranciers zijn er voor het grote deel van de markt dat dit probleem ervaart, maar in mindere mate voor jouw specifieke uitdagingen. Jij kunt er dus waarschijnlijk een groot deel van je processen mee opvangen, maar zult ook merken dat jouw business unieke processen kent die niet goed passen in de SaaS oplossing.

SaaS-producten zijn vaak makkelijk te integreren met jouw bestaande systemen. Dit komt doordat SaaS-leveranciers weten dat ze binnen het hele digitale ecosysteem van jouw bedrijf slechts een deeloplossing leveren dat geplaatst wordt in een keten van digitale activiteiten. Zo ook kan SaaS goed gekoppeld worden met maatwerk software. 

De voordelen van SaaS voor bedrijven:

SaaS biedt tal van voordelen voor bedrijven, zoals:

1. Lage (opstart)kosten: Geen noodzaak voor dure hardware en initiële investeringen. Daarnaast zijn door de abonnementsvorm de maandelijkse uitgaven erg goed te voorspellen. 
2. Snelle implementatie: SaaS kan al binnen enkele dagen of weken operationeel zijn.
3. Gemakkelijk schalen: Bedrijven kunnen hun gebruik eenvoudig aanpassen aan hun behoeften zonder grote investeringen te doen.
4. Altijd betrouwbaar en up-to-date: Leveranciers zorgen voor automatische (beveiliging)updates, uptime garanties en nieuwe functies. Vaak zonder extra kosten voor de gebruiker. Zo heb jij minder tijd en middelen nodig voor IT-beheer. 
5. Toegankelijkheid: Toegang vanaf elke locatie met een internetverbinding, ideaal voor werken op afstand.

Wanneer is Maatwerk Software dan de beste oplossing?

Soms voldoen huidige software oplossingen in de markt niet aan de specifieke vraag, eisen of processen van jouw bedrijf. Misschien zijn de workflows uniek of zijn er speciale functionaliteiten nodig die niet door bestaande software worden gedekt. Dit is waar maatwerk software in beeld komt. Maatwerk software kan goed ingezet worden als ‘schil’ om SaaS-producten of andere bestaande software, door beiden met elkaar te koppelen. In deze maatwerk omgeving kun je als organisatie dan de specifieke wensen aanvullen die nodig zijn om de software naadloos aan te laten sluiten op jouw bedrijfsprocessen of ambities. 

De voordelen van maatwerk software

Neem een grote organisatie met erg specifieke klantrelatiebeheer behoeften. Deze organisatie gaat op zoek in de markt naar een passende oplossing, maar kan geen standaard oplossing vinden die aan haar specifieke eisen voldoet. In dat geval is maatwerk software benodigd, die volledig afgestemd kan worden op de behoefte van het bedrijf. Je start dan wezenlijk een ander proces. Je koopt niet wat er is en stemt dit af, maar je gaat echt aan de slag om jouw unieke wensen functioneel te omschrijven en hier een passende oplossing omheen te bedenken. Er kan tijdens de verkenningsfase onderzocht worden of delen van de software architectuur kunnen bestaan uit SaaS-producten. De functionele wensen die dan overblijven kunnen in een maatwerk software applicatie ontwikkeld worden. Het ontwikkelen van maatwerk software heeft een aantal voordelen:

1. Ruimte voor specifieke functionaliteiten: Alle functionaliteiten kunnen specifiek afgestemd worden op de unieke behoeften en processen van het bedrijf. Er hoeven hier dus geen concessies gedaan te worden.
2. Een uniek karakter t.o.v. concurrentie: Maatwerk software biedt unieke toepassing en een gebruikerservaring die aansluit op de visie van je bedrijf, die je onderscheiden van concurrentie.
3. Volledig te integreren: Het is maatwerk, dus kan naadloos geïntegreerd worden met bestaande systemen en processen. Bij SaaS producten is dit niet altijd mogelijk. Bijvoorbeeld omdat een integratie met een derde systeem nog niet bestaat.
4. Gebruikerservaring: Een betere gebruikerservaring omdat de software geoptimaliseerd is voor een specifieke groep gebruikers, wat resulteert in hogere productiviteit en tevredenheid.
5. Eigenaarschap en schaalbaarheid: De software is ontworpen om mee te groeien met het bedrijf en om zeer flexibel te zijn in gebruik. Hier heb je volledige controle over. Er kan dus gemakkelijk mee bewogen worden met veranderende bedrijfsbehoeften.

Het belang van integratie met bestaande systemen

Het nieuwe softwaresysteem dat je in je bedrijf implementeert, is zeer waarschijnlijk niet de enige software die in je organisatie wordt gebruikt. Daarom is integratie met bestaande systemen essentieel om de efficiëntie in je processen te maximaliseren. Door integratie zorg je voor consistente en nauwkeurige data, verhoog je de efficiëntie en productiviteit met geautomatiseerde workflows (en dus minder handmatig werk) en verbeter je de besluitvorming dankzij real-time inzichten. Bovendien leidt integratie tot kostenbesparingen, ondersteunt het de schaalbaarheid en groei van je organisatie en bevordert het de samenwerking tussen afdelingen door gedeelde toegang tot data en tools. Kortom, integratie maakt je organisatie efficiënter, flexibeler en beter voorbereid op toekomstige uitdagingen. De meeste SaaS producten zijn te integreren, maar let op. Niet iedere integratie is altijd beschikbaar. Soms moet deze nog ontwikkeld worden, of sluit de integratie niet naadloos aan op andere systemen. Bij maatwerk software is de integratie met derde systemen makkelijker, omdat je de integratie dan zelf ontwikkeld en afstemt op jouw unieke situatie. 

Voordelen van integratie:

1. Consistente en nauwkeurige data: Vermindert fouten door handmatige invoer en dubbele gegevens, waardoor de betrouwbaarheid van data toeneemt.
2. Verhoogde efficiëntie en productiviteit: Automatiseert workflows en stroomlijnt processen, waardoor tijd wordt bespaard en de productiviteit van medewerkers stijgt.
3. Betere besluitvorming: Biedt real-time inzichten en een holistisch beeld van bedrijfsactiviteiten, wat helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen.
4. Kostenbesparingen: Elimineert redundante processen en vermindert de noodzaak voor handmatige dataverwerking, wat leidt tot lagere operationele kosten.

Bij Digital Impact hebben we ruime ervaring met het integreren van zowel SAAS- als maatwerkoplossingen met bestaande bedrijfsinfrastructuren. We zorgen voor een naadloze overgang en minimaliseren hiermee verstoringen in de bedrijfsvoering.

Wat betekent Digital Impact in dit proces?

Bij Digital Impact is ons doel om jouw organisatie te helpen een weloverwogen beslissing te maken over digitale strategie en de best passende software oplossingen voor jouw organisatie. We helpen bedrijven bij het bepalen van hun doelen en wij adviseren in de juiste oplossing. Daarbij zijn we gespecialiseerd in de ontwikkeling van maatwerk software, en onze expertise in software integratie zorgt ervoor dat nieuwe systemen naadloos werken met bestaande infrastructuren, wat leidt tot efficiëntere bedrijfsvoering en betere resultaten.

Waar wij bij helpen: 

1. Digitale strategie: wij analyseren jouw organisatie, markt en doelgroepen en maken zo onderbouwde beslissingen over IT-architectuur en functionaliteiten. Wij brengen structuur en focus in de ontwikkeling van maatwerk software applicaties
2. Ontwikkeling: met onze in-house specialisten en developers ontwikkelen wij maatwerk software die perfect aansluit bij de unieke behoeften van jouw bedrijf.
3. Integratie: we integreren het nieuwe systeem met jouw bestaande infrastructuren.
4. Ondersteuning & doorontwikkeling: na livegang stoppen we niet. We blijven voortdurend betrokken om ondersteuning te bieden en proactief mee te denken over doorontwikkeling voor langdurig succes. Want stilstand is achteruitgang!

De juiste software oplossing voor jouw Bedrijf

Het bepalen van de juiste software oplossing is cruciaal voor het succes van je bedrijf. Of je nu kiest voor een bestaande SaaS-oplossing zoals Microsoft Business Central of Exact Online, een maatwerkoplossing nodig hebt of juist gaat voor een combinatie van deze twee, het is essentieel om een oplossing te vinden die aansluit bij jouw specifieke behoeften.

Bij Digital Impact geloven we in de kracht van technologie om bedrijven te transformeren. Maar technologie werkt pas echt als de mensen ermee werken. Dus de beste oplossing is altijd de oplossing die het beste aansluit op de behoeften van je medewerkers, klanten of gebruikers. Of het nu gaat om het implementeren van een bestaande SaaS-oplossing of het ontwikkelen van een compleet nieuw systeem, wij staan klaar om jouw bedrijf naar het volgende niveau te tillen. Met onze expertise in integratie zorgen we ervoor dat jouw nieuwe software naadloos samenwerkt met je bestaande systemen, wat leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering en betere resultaten.