Het ontwikkelen van een applicatie via een Request for Proposal (RFP) is een belangrijke, kostbare en impactvolle stap voor elk bedrijf. Bij het ontwikkelen van een applicatie sta je als bedrijf voor verschillende opties, zoals zelf developers in dienst nemen, development 'offshoren' naar het buitenland, of een ZZP'er in Nederland inhuren. Voor het succesvol ontwikkelen van een applicatie zijn echter meer expertises nodig dan alleen development. Denk bijvoorbeeld aan digitale strategen, solution architects, UX/UI designers en projectmanagers. Het fulltime in dienst nemen van al deze specialisten is niet alleen moeilijk te realiseren, maar ook erg kostbaar. Daarom is het vaak interessant om een samenwerking aan te gaan met een ervaren digital agency die al deze expertises in huis heeft en zo kan fungeren als jouw digitale partner. Een goed geschreven Request for Proposal (RFP) helpt je om de juiste digital agency te vinden die jouw visie kan realiseren. Maar hoe schrijf je een goede RFP? Deze blog biedt je een concreet stappenplan voor het opstellen van jouw RFP.

Wat is een RFP en voor wie is het relevant?

Een RFP is een formeel document waarin je je projectvereisten, doelen en verwachtingen beschrijft. Het dient als een uitnodiging aan digital agencies om een voorstel in te dienen voor jouw project. Hoe gerichter je jouw RFP samenstelt, hoe beter de voorstellen zullen zijn die je van agencies zal ontvangen. Het stappenplan hieronder is relevant voor jou als je op zoek bent naar een partnership met een extern digitaal bureau om jouw web- of softwareproject te realiseren.

Stap 1: Definieer je projectdoelen en bedrijfscontext

Begin met het duidelijk formuleren van wat je wilt bereiken. Beschrijf de aanleiding voor het project en de specifieke doelen die je wilt behalen, zoals het verbeteren van de gebruikerservaring, het digitaliseren van een bepaald proces, of het verhogen van de conversieratio. Daarnaast is het belangrijk een kort overzicht te geven van je bedrijf en de doelgroep van de applicatie. Dit helpt om het voorstel beter af te stemmen op jouw behoeften.

Stap 2: Beschrijf het project en de vereisten

Geef een gedetailleerde beschrijving van wat je nodig hebt. Maak een lijst van de essentiële functies die de applicatie[link] moet bevatten en vermeld daarbij eventuele voorkeuren voor technologieën, platforms zoals web, mobiel of desktop , en mogelijke integraties met bestaande systemen. Beschrijf ook je visie op het ontwerp en de gebruikerservaring van de applicatie, inclusief hoe deze eruit moet zien en hoe de interactie moet verlopen.

Stap 3: Stel Budget en Tijdlijn Vast

Om realistische voorstellen te ontvangen, is het belangrijk transparant te zijn over je budget en tijdsverwachtingen. Geef een indicatie van het budget, zodat wij als agency een passend voorstel kunnen doen. Bepaal daarnaast belangrijke deadlines en fases binnen het project, inclusief de verwachte duur van de ontwikkeling en de gewenste livegang. Denk ook na over de periode na de livegang van de applicatie, aangezien het een levend ecosysteem is dat voortdurend verandert. Het is daarom belangrijk om een idee te hebben van de samenwerkingsvorm die je verwacht na de lancering.

Stap 4: Vraag om specifieke informatie van agencies

Om de juiste partner te kiezen, is het belangrijk om vergelijkbare informatie van alle inzenders te ontvangen. Vraag naar hun ervaring en portfolio, inclusief case studies en voorbeelden van vergelijkbare projecten. Klik hier om onze casestudies te bekijken. Informeer daarnaast naar hun projectaanpak en methodologieën, en kijk of deze aansluiten bij jouw verwachtingen en behoeften. Vraag ook naar de samenstelling van het projectteam, de aanwezige expertises en wie jouw contactpersonen zullen zijn tijdens het project.

Stap 5: Communiceer Evaluatiecriteria en Juridische Aspecten

Maak duidelijk hoe je de voorstellen zult beoordelen en welke voorwaarden van toepassing zijn. Geef aan welke selectiecriteria voor jou het belangrijkst zijn, zoals prijs, kwaliteit of innovatie. Vermeld daarnaast belangrijke juridische voorwaarden, zoals afspraken over intellectueel eigendom en vertrouwelijkheid. Biedt ook duidelijke instructies voor het indienen van voorstellen en verstrek contactgegevens voor eventuele vragen.

Conclusie

Een duidelijke en goed uitgewerkte RFP is essentieel om de juiste digitale partner te vinden. Een partner zijn die in staat is om jouw visie op het project te realiseren, en de expertise in huis heeft om een eigen visie te vormen op jouw RFP. Door dit stappenplan te volgen, help je ons jouw organisatie en doelen te begrijpen, jouw vereisten voor je applicatie te doorgronden, en op basis van je budget- en tijdslijn een passend en realistisch plan op te stellen. Dit vormt de basis voor een succesvolle samenwerking! 

Digital Impact denkt graag met je mee, omdat we streven naar een langdurige samenwerking. We leren je graag kennen, ongeacht in welk stadium van jouw RFP-proces je je bevindt. Hoe beter we samen de eerste stappen zetten, hoe groter de kans op een succesvolle samenwerking. We geloven dat een zorgvuldige start de basis legt voor een vruchtbare toekomst.