%7D?resolution=1920x0&quality=95)
Werkprocessen digitaliseren, hoe kom je tot snelle, werkbare implementaties?
Het dagelijks werk wordt steeds meer digitaal gedreven en ondersteund. Eigenlijk alle processen in een organisatie hebben te maken met digitalisering. De scope van digitalisering in een organisatie wordt daarmee groter en groter. Het succesvol digitaliseren van je organisatie behoeft een duidelijke visie en strategie om inefficiënties en onnodig hoge kosten te voorkomen. Dit, in combinatie met snel opkomende innovaties zoals artificial intelligence, machine learning, robotic process automation (RPA) en integratie van systemen, zorgen voor grote vraagstukken bij organisaties. Want waar begin je? Hoe zorg je voor voldoende draagvlak van medewerkers en hoe integreer je al de verschillende systemen?
Succesvolle IT innovatie begint bij de kern; zuivere data.
Het implementeren van innovaties als AI, software en I.o.T. oplossingen kan alleen als de basis op orde is. Organisaties maken gebruik van een veelheid aan verschillende systemen zoals ERP, CRM, PIM en WMS systemen. Data is daardoor vaak gedecentraliseerd, wat het lastig maakt om nieuwe innovaties als AI hierop goed te laten werken. Om in staat te zijn succesvol te digitaliseren, moet alle informatie die in een organisatie beschikbaar is eerst digitaal gemaakt worden. Doordat informatie verdeeld is over verschillende systemen kan het voorkomen dat data dubbel is aangelegd, de datastructuur niet overal hetzelfde is en er door de medewerkers niet altijd hetzelfde wordt omgegaan met het archiveren van informatie. Dit zorgt voor inconsistenties in de data architectuur die eerst generiek gemaakt zullen moeten worden. Het beste is om hierin één waarheid te creëren, door een leidend systeem te kiezen. Vaak is dit het ERP. Vanuit hier wordt alle kerninformatie aangemaakt en beheerd. Door integraties aan te brengen met andere systemen kan de kerninformatie verder wordt verrijkt.
SaaS waar het kan, maatwerk waar het er toe doet.
Om service-, of werkprocessen te digitaliseren moet beoordeeld worden wat het doel is van deze digitaliseringstrajecten. Het opstellen van een List-of-Requirments en duidelijke doelstellingen helpen om zicht te krijgen op de belangrijkste functies van de applicatie. Sommige werkprocessen zijn uniek voor jouw organisatie, maar hebben wel behoefte aan digitalisering. Ook kan het voorkomen dat klantinteracties gedigitaliseerd worden. Dan wil een organisatie vaak een unieke ervaring bieden, beter dan de concurrent. In beiden gevallen, zowel intern als extern gericht, is te overwegen om maatwerk software systemen te ontwikkelen. Je kunt alle proceslogica en de gebruikerservaring naadloos afstemmen op de behoefte van jullie organisatie en gebruikers. Het biedt ook de mogelijkheid om verschillende bestaande software applicaties met elkaar te verbinden. Dit bespaart veel tijd en kosten voor dure softwarepakketten die je misschien helemaal niet nodig hebt.
Software op maat ontwikkelen.
Wanneer je software op maat wilt ontwikkelen kan dit in verschillende vormen. Er kan een hele nieuwe software applicatie worden ontwikkeld, maar er kan ook worden door ontwikkeld op bestaande software, of door integraties kunnen verschillende systemen op elkaar worden aangesloten. Het ontwikkelen van maatwerk software begint bij duidelijke ambities en een goede visie op de digitalisering van je organisatie. Een digitale strategie noemen we dat. Dit vormt de onderlegger voor de bedrijfsstrategie en richt zich specifiek op de vertaling van de bedrijfsstrategie naar hoe dit digitaal moet werken. De mogelijkheden zijn enorm en de besparingen in efficiëntie en licentiekosten kunnen groot zijn. Maar je moet wel goed weten wat je doet. Laat onze digital consultants meedenken over de uitdagingen en wij adviseren vrijblijvend in de best passende oplossing.
Veelgestelde vragen over werkprocessen digitaliseren
Digitaliseren van workflows houdt in dat processen naar computersystemen of internetgebaseerde platforms worden verplaatst, wat de noodzaak van papierwerk en fysieke interactie vermindert. Dit verbetert de efficiëntie en kan zowel interne als klantgerichte processen stroomlijnen.
Je moet vooral letten op de volgende zaken:
1. Is het digitaliseringsproject dat ik voor ogen heb uniek? Zo ja, dan is het verstandig om maatwerk software te ontwikkelen. Het kan ook zijn dat een proces op zich niet uniek is, maar jullie organisatie hierop unieke onderdelen wil toevoegen. Ook dan is maatwerk software te adviseren.
2. In welke systemen is al data beschikbaar en wat is leidend? Iedere digitalisering van een proces staat niet op zichzelf en raakt vaak processen in andere delen van de organisatie. Daarnaast kan het dat er informatie nodig is die al ergens anders vast staat. Dit is belangrijk, want het bepaald welke integraties je wilt maken om de werkprocessen in de toekomst zoveel mogelijk te automatiseren en fouten te voorkomen.
3. Hoe zorg je ervoor dat je niet alle ideeën zomaar implementeert? Het is belangrijk om een digitaliseringsproject bewust klein te houden. Door goed af te wegen welke onderdelen essentieel zijn voor het laten werken van het proces en welke onderdelen mooi meegenomen zijn, bepaal je wat echt cruciaal is en wat niet. Dit is de MVP (Minimum Viable Product) gedachte.
4. Hoe krijg ik iedereen aan boord voor het digitaliseringsproject? Digitalisering werkt alleen als mensen er gebruik van maken. Krijg je de mens niet mee, dan is het project gefaald. Het is daarom essentieel om de gebruikers van de applicatie goed in het oog te houden. Dit kunnen medewerkers, klanten of andere stakeholders zijn. Zorg dat je hen vroeg en strategisch betrek in de overwegingen. Zij zullen soms sceptisch tegen de innovatie aankijken, maar door ze te betrekken zorg je voor meer draagvlak en betere onboarding wanneer de applicatie in gebruik genomen gaat worden.
SaaS producten worden ingezet voor de grote generieke businessprocessen, zoals finance bijvoorbeeld. Het is zinvol om bij deze kernprocessen te kiezen voor krachtige SaaS producten waar veel op wordt doorontwikkeld. Deze werken namelijk gewoonweg het beste doordat veel mensen er gebruik van maken en veel mensen eraan ontwikkelen. Je kiest daarentegen voor maatwerk wanneer:
1. Jouw proces unieke karakter eigenschappen heeft;
2. Je een unieke digitale propositie wilt neerleggen bij klanten die beter is dan de concurrentie;
3. Jouw SaaS producten net niet de juiste configuratie aan modules bevat;
4. De digitalisering zo belangrijk voor je is dat je het intellectueel eigendom ervan niet wilt delen;
5. Je een digitaal business idee in de markt wilt gaan zetten.
Maatwerk software ontwikkelen is een investering, dat is duidelijk. Maar als je deze investering goed gaat afwegen, dan kom je er snel achter dat het alternatief vaak meer geld kost. Wanneer je bijvoorbeeld gebruik maakt van meerdere systemen met dure licenties en je door de inefficiëntie van de processen veel personeelskosten hebt om iets georganiseerd te krijgen. In die gevallen is het vaak op de lange termijn voordeliger om maatwerk software te ontwikkelen. De kosten van maatwerk software zitten namelijk voor aan de voorkant, bij de ontwikkeling. Maar als het staat zijn er soms wat doorontwikkelingen als dat nodig is en heb je veel minder maandelijkse kosten. Ook heeft maatwerk software zich geïnnoveerd. We ontwikkelen niet meer helemaal vanuit het niets opnieuw, maar maken gebruik van frameworks, bestaande modules en bouwblokken die al eerder in eigen beheer of door de markt zijn ontwikkeld. Het ontwikkelen van maatwerk software kan dus al vanaf enkele tienduizenden euro's.
Voorbeelden van maatwerk software
.jpg?resolution=0x1400&type=webp)
Meer challenges
.jpg?resolution=1920x0&quality=95&type=webp)
Meer weten over werkprocessen digitaliseren?
- Geheel vrijblijvend, inhoudelijk adviesgesprek.
- Analyse & offerte binnen 2 weken
- Garantie op kwaliteit, deskundigheid en succes van het eindproduct.
- Echte specialisten in IT, strategie & marketing.
Of mail naar intake@digitalimpact.nl
.png?resolution=600x600&quality=95&type=webp)
.png?resolution=400x640&quality=95&type=webp)